La globalización y el desafío del Calentamiento Global que experimenta el planeta exigen nuevos modelos de negocios que tengan en el centro la sostenibilidad, así como la transformación de los modelos de negocio actualmente existentes, que deben buscar altos niveles de desempeño ambiental, social y económico.
Para alcanzar un alto desempeño ambiental, se hace necesario e indispensable cumplir de forma íntegra las normativas aplicables, por lo que la identificación, la evaluación y el correcto cumplimiento de éstas es un elemento fundamental y se convierte en el primero paso para avanzar en el camino a la sostenibilidad.
Como se muestra en la Tabla 1, para mejorar el desempeño, se pueden identificar básicamente 8 etapas en la gestión ambiental, de seguridad y salud ocupacional que necesitan ser afrontadas gradual y sistemáticamente, pues cada una de ellas permite abordar indispensables e importantes aspectos estratégicos y tiene un racionamiento basado en el negocio. Si bien, estas etapas se pueden trabajar simultáneamente, obviar el desarrollo y mantenimiento de las etapas básicas o no darles la importancia que realmente tienen, puede llegar a tener grandes inconvenientes.
De lo señalado en la tabla, hay organizaciones que aún no superan la primera etapa o no han identificado y evaluado su nivel cumplimiento legal, y aquellas que habiéndolo hecho en alguna oportunidad, no lo realizan de forma sistemática. En ambos casos, es probable que la organización se percate de esta situación cuando sean fiscalizados por las autoridades o un alto ejecutivo realice la pregunta en cuestión, o bien tengan dificultades para obtener los permisos para un nuevo proyecto y en el más desfavorable de los casos cuando sean cuestionados por los stakeholders al sufrir un accidente o emergencia.
Por otra parte, se encuentran las organizaciones que aún piensan que en la actualidad el objetivo de la gestión sigue siendo “la mantención del cumplimiento legal” y llevan a toda la organización a intentar contestar sólo preguntas del tipo, ¿estamos cumpliendo con la legislación?, ¿podría alguien estar haciendo algo indebido?. Cuando esto sucede, los ejecutivos y gerentes se están olvidando que el objetivo de su gestión es proteger y generar valor para su compañía, así como asegurar que las políticas y sistemas de la empresa están siendo implementadas de acuerdo con las instrucciones del directorio y los ejecutivos de ella.
Hoy en día la mayoría de las empresas abrazan o intentan transformarse en organizaciones sostenibles, hecho que requiere poner la mirada más allá del cumplimiento legal.
Es perfectamente posible que una compañía pueda alcanzar un 100% de cumplimiento legal, pero fallar gravemente en la medición de otras etapas de su gestión, por ejemplo su sostenibilidad. Por esta razón, las organizaciones necesitan evaluarse no sólo por lo que ellos tienen obligatoriamente que hacer, sino también, por las cosas que ellas deberían tener que estar haciendo, las que normalmente corresponden a actividades relacionadas con la gestión del riesgo, sus sistemas de gestión y la competitividad.
++better recibe frecuentemente solicitudes de un gran número de empresas, con el fin de buscar apoyo para desarrollar su gestión, y en muchas oportunidades para la implementación y/o mantención de procedimientos que les permitan conocer y tener acceso a la legislación actualizada que regula sus actividades, junto con evaluar sistemáticamente su nivel de cumplimiento legal, y adoptar medidas y estrategias para controlar los riesgos asociados a sus procesos.
Basados en nuestra experiencia exponemos los principales elementos que deben ser considerados en el diseño, implementación y mantención de esta etapa básica, pero altamente necesaria como lo son los sistemas de identificación, actualización y evaluación de requisitos legales, por lo tanto se presenta un enfoque metodológico que esperamos sea de ayuda a nuestros amigos, clientes y colaboradores.
Metodología para llevar a cabo un Sistema de Gestión Efectivo
La identificación y evaluación de requisitos legales es lo medular para cualquier sistema de gestión, en general, es un proceso sistémico que se basa en el análisis periódico y exhaustivo de las actividades, procesos, procedimientos y los correspondientes aspectos e impactos ambientales y riesgos para la salud y seguridad de los trabajadores, la identificación de la normativa aplicable y la verificación del nivel de cumplimiento, a través de un instrumento de evaluación que permita decidir y tomar acciones priorizadas sobre lo que la organización necesita hacer para cumplir con la legislación vigente. Este análisis puede ser abordado siguiendo las etapas que se señalan en la Figura 1 y se explican a continuación:
Figura 1: Sistema de Gestión Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional
Fuente: Elaboración propia.
1. Compromiso y Política Interna: el objetivo de esta etapa es desarrollar una política de trabajo clara, donde se logre presentar la misión y visión de la organización de forma creíble, y que genere un empoderamiento interno por parte de los trabajadores, por medio de la participación de éstos como elementos claves para cada actividad y objetivo de la organización, lo que permitirá que el funcionamiento administrativo, operacional, y finalmente el servicio y/o producto a entregar, se haya desarrollado de una forma responsable y eficiente, entregado al cliente un trabajo realizado con valor y sustentabilidad.
2. Identificación y Actualización de Requisitos Legales Aplicables: el objetivo de esta etapa debe ser relacionar las actividades y procesos desarrollados en el establecimiento con la normativa actualmente vigente.
Para el desarrollo de esta etapa, se requiere que el equipo de trabajo conozca las actividades y procesos de manera detallada, identificando las variables de entrada al sistema como son: materias primas, servicios y recursos requeridos, además de las variables de salida, por ejemplo: productos, residuos y emisiones.
Una vez identificadas y analizadas todas las actividades desarrolladas, se debe proceder a la elaboración de un inventario de requisitos legales que sólo considere aquellos que sean aplicables, donde éstos, sean sistematizados y categorizados según su rango normativo o jerarquía, ordenados cronológicamente de acuerdo a su fecha de publicación en Diario Oficial (ver ejemplo ilustrativo en Tabla 2: Decretos Supremos para dos Decretos Supremos).
Los requisitos legales que normalmente debieran encontrarse en cada inventario, corresponden a los siguientes: Constitución Política: Leyes; Decretos con Fuerza de Ley; Decretos Ley; Decretos Supremos; Resoluciones; Ordenanzas Municipales; Certificados particulares del establecimiento.
Tabla 2: Decretos Supremos
Fuente: Elaboración propia
Algunas fuentes de información que pueden ser consultadas son: el Diario Oficial, Biblioteca del Congreso Nacional, sitios Web de Organismos del Estado, entre otros. En muchos casos la suscripción de un servicio de actualización como el que Better Consultores proporciona podría ser recomendable.
3. Planificación de Procesos: el listado de Requisitos Legales aplicables debe ser revisado, actualizado y evaluado periódicamente para incorporar los nuevos cuerpos legales que sean promulgados, o sus modificaciones, así como aquellos cambios en las actividades, procesos y/o procedimientos que realiza la empresa. La identificación oportuna de éstos, permitirá definir si se hace necesario un mayor desarrollo de actividades, o si la planificación de éstas ya sea: semanal, mensual, o anual deba ajustarse fijando nuevos objetivos a corto, mediano, y largo plazo, que permitan desarrollar el trabajo de la empresa de forma efectiva.
4. Implementación de Herramientas de Gestión: el objetivo de esta etapa, es desarrollar un instrumento
que permita recolectar información objetiva y registrarla de manera sistemática. Para ello, es necesario que el instrumento (por ejemplo una lista de chequeo) sea capaz de contener las preguntas suficientes y necesarias para recoger evidencias de cumplimiento o incumplimiento, visuales y/o documentales. A continuación, en la Tabla 3, se presenta como ejemplo general un instrumento de recolección de información basado en el D.S. Nº 144/61 del MINSAL.
Tabla 3: Ejemplo de Instrumento de Medición de Cumplimiento del D.S. Nº 144/61 MINSAL
Fuente: Elaboración propia
Diseñado y elaborado el instrumento de evaluación, se procede a su aplicación considerando para ello entrevistas al personal a cargo de los aspectos evaluados, solicitando las evidencias correspondientes y considerando lo observado en terreno como medio de prueba visual.
La evidencia visual corresponde a las actividades, condiciones y prácticas presenciadas por el equipo auditor durante visitas inspectivas a las instalaciones y a las observaciones que se obtengan de éste.
La evidencia documental se refiere a los registros, certificados o documentos que acrediten de alguna gestión, medición, inscripción, certificado, permiso, etc. que se ha llevado a cabo y que sus resultados cumplen con lo exigido y estipulado por la normativa nacional, cuando corresponda. Por ejemplo, una resolución sobre autorización sanitaria para el funcionamiento del casino, certificados de medición de emisiones, etcétera, o bien; procedimientos relacionados a los sistemas de gestión que son implementados en cada instalación.
5. Comunicación Interna: La comunicación interna de una organización es una de las herramientas que puede contribuir de mejor forma al desarrollo eficiente de cualquier sistema de gestión, aportando al desarrollo y mejoramiento continuo de éste.
6. Comunicación Externa: Una correcta comunicación externa contribuye a la organización a prestar mayor atención a lo que sucede en el exterior. Es una oportunidad clara que tienen la organización para abrir sus puertas y presentar a su grupo de interés el funcionamiento de ésta, otorgando un mayor valor a sus servicios y productos. Además permitir mejorar la gestión del negocio e identificar las demandas sociales a las que deben dar respuesta con sus negocios.
Una de las herramientas eficaces que han utilizado las empresas para desarrollar este tipo de comunicación, y que en Chile ha tenido un gran impacto esta última década, son los Reportes de Sustentabilidad, una publicación de lenguaje simple que presenta en su “todo” a la organización, permitiendo mejorar el buen nombre de la empresa, la marca, y el producto final entre el resto de sus competidores y grupo de interés.
7. Evaluación de Cumplimiento Legal: el objetivo de esta etapa, es conocer de manera objetiva el nivel cumplimiento de la normativa ambiental, de seguridad y salud ocupacional, basado en la existencia o inexistencia de evidencia visual y/o documental, diferenciando los aspectos evaluados según su cumplimiento o no cumplimiento, para así obtener una visión real de la situación en que se encuentra la empresa.
De acuerdo a ello, se debe realizar el análisis de los resultados obtenidos en base a la aplicación de métodos estadísticos precisos y sencillos, los cuales entregan gran información a la hora de realizar el análisis final.
Dado lo anterior, el estudio dará especial énfasis a aquellos aspectos que presenten algún nivel de riesgo para la salud, seguridad de los trabajadores o para el medio ambiente, señalando la severidad de cada hallazgo. Bajo estas condiciones las no conformidades por incumplimiento legal se deben priorizar para ser resueltas y/o comunicadas a la gerencia, en espacial si sobre ésta recae la responsabilidad legal de la empresa.
8. Acciones Correctivas y Preventivas: ya identificados y evaluados los requisitos legales de medio ambiente, seguridad y salud ocupacional, más la revisión de la política interna y los canales de comunicación, se debe diseñar e implementar un Plan de Acción que permita superar aquellos ítemes que se encuentren en incumplimiento, reforzando el sistema de gestión para actuar en conformidad a lo establecido en la normativa vigente. Dicho Plan debe ser informado a la alta gerencia, permitiendo a la empresa gestionar los recursos para corregir y prevenir las no conformidades, dándole seguimiento a las acciones que se emprendan.
Es importante mencionar que la normativa legal, así como las condiciones de operación de toda empresa, sufren cambios frecuentemente de acuerdo a las necesidades del país y las características de cada negocio y/o proceso, por tanto la identificación y evaluación de requisitos legales, como desarrollar planes de acción y una comunicación interna y externa adecuada a través de diferentes medios, debe ser una acción permanente y continua, que permita abrir y cerrar ciclos con una frecuencia apropiada.
Finalmente y tal como lo señalamos con anterioridad, el cumplimiento de la normativa no es el objetivo de la gestión, sino una herramienta necesaria, básica e indispensable para las organizaciones interesadas en proteger y general valor.
Referencias
- Víctor González, Ingeniero de Proyectos Cristian Bustos. Better Consultores; 2010, Gerente General Identificación y Evaluación de Requisitos legales. El Primer Paso para una Gestión Exitosa. News Better N°15.
- NCh. ISO 14.001 Of. 2005, Sistemas de Gestión Ambiental, requisitos con orientación para su uso.
- NCh. OSHA 18.001 Of.2004, Sistemas de Gestión, Prevención de Riesgos Profesionales. Hunt David, Catherine Johnson, Sistema de Gestión Medioambiental. Serie Mc Graw-Hill de Management.
- José Fernández Beaumon, Responsabilidad Social Corporativa y Comunicación. [Disponible en http://es.scribd.com/doc/21359897/Comunicacion-Externa-RSE]
