Gestión de requisitos legales para ISO 14001, ISO 45001, ISO 9001 e ISO 50001

Estos se agrupan en sistemas de gestión que tienen el propósito de contribuir a mejorar los procesos generales o específicos de una organización, estableciendo objetivos definidos que, una vez alcanzados, la organización visualiza las numerosas ventajas en su aplicación. Las normas ISO son normativas internacionales elaboradas por la Organización Internacional para la Estandarización, que se aplican a los sistemas de gestión de las organizaciones públicas y privadas para asegurar la calidad, seguridad y eficiencia de productos y servicios, al timpo que especifican requerimientos que pueden ser empleados en organizaciones para garantizar que éstos cumplen con su objetivo. Abarcan todas las industrias, desde tecnología y seguridad alimentaria, hasta agricultura y salud; siendo un instrumento que permite la minimización de costos, ya que reducen los errores y favorecen el incremento de la productividad. A su vez, incrementa la satisfacción del cliente debido a que cumple con las exigencias que éste tiene. También reducen barreras al comercio internacional aportando una ventaja competitiva. La norma ISO 9001 se centra en cumplir las expectativas en materia de calidad, concentrada en la satisfacción del cliente y la capacidad de proveer productos y servicios que cumplan con las exigencias internas y externas de la organización. En tanto, la ISO 14001, se ficaliza en la gestión ambiental, identificando y gestionando los posibles riesgos ambientales que se pueden generar en una empresa derivada de su actividad habitual. Una organización que implementa esta norma, además de cuidar el medio ambiente, refuerza su imagen de empresa sostenible y garantiza la minimización de los impactos negativos generados sobre el medio ambiente y, del mismo modo, cumple con la legislación vigente relacionada con temas ambientales. A su turno, la norma ISO 45001, aborda la salud y seguridad laboral. Existe desde marzo de 2018 sustituyendo a la OHSAS 18001, y establece una serie de requisitos mínimos que cada empresa debería cumplir y tener siempre presente para mejorar sus actividades diarias y minimizar los riesgos laborales. En cuanto a la ISO 50001 esta ayuda a reducir el consumo, minimizar la huella de carbono y dismnuir los costos a través del uso s,ostenible de la energía. Se centra en la mejora continua de la de la eficiencia energética. Los sistemas de gestión tienen el propósito de contribuir al mejoramientode  de procesos generales o específicos de una organización, estableciendo objetivos definidos que, una vez son alcanzados la organización, visualiza las numerosas ventajas en su aplicación. ¿Qué tienen en común estas normas? Poseen una estructura de alto nivel (HLS, su sigla en inglés), lo que mejora el alineamiento con otros sistemas de gestión, facilitando la integración de estos. Dicha estructura de alto nivel es abordada en las nuevas versiones de las normas (2015 y 2018). La estructura de alto nivel se encuentra compuesta de una estructura común:

• Introducción
• Capítulo 1: Alcance
• Capítulo 2: Referencias normativas
• Capítulo 3: Términos y definiciones
• Capítulo 4: Contexto de la empresa
• Capítulo 5: Liderazgo
• Capítulo 6: Planificación
• Capítulo 7: Soporte
• Capítulo 8: Operación
• Capítulo 9: Evaluación del desempeño
• Capítulo 10: Mejora

Además de la misma estructura, otorga los mismos términos, definiciones y textos fundamentales a las normas de sistema de gestión, siendo de gran utilidad a la hora de implementarlos, dando coherencia entre ellos y permitiendo una fácil integración de los sistemas de gestión entre sí. Los tres primeros capítulos son introductorios, los capítulos 4 al 10 incluyen los requisitos que se especifican para establecer, implementar, mantener y mejorar en el sistema de gestión, tal como se muestra en la figura 1.  

Figura 1: Estructura de Alto Nivel

Principales aspectos de las normas ISO Uno de los principales aspectos considerados en los requerimientos de las normas ISO en cuestión y compartida por su estructura de alto nivel es la identificación de los requisitos legales y otros, está indicadoen el punto “6.1.3 Determinación de los requisitos legales y otros requisitos” y en el “9.1.2 Evaluación del cumplimiento”. De acuerdo a la estructura HLS las normas ISO antes mencionadas comparten dichos requerimientos, siendo estos de gran complejidad, ya que requieren que la compañía identifique los requisitos normativos aplicables y otros requisitos que suscriba y gestione su cumplimiento. A la hora de gestionar los requisitos legales es fundamental tenerlos identificados, incluirlos en la planificación según la estructura de alto nivel, establecer, implementar y mantener procesos que permitan determinarlos y tener acceso a ellos de manera sencilla asegurando que se encuentren actualizados. Lo que permite esta estructura de alto nivel es mantener, si se desea, un sólo registro de requisitos legales aplicables a la organización, considerando la o las normas ISO con las que cuenta o se quiere certificar la organización, mediante una matriz legal integrada, que permita ser actualizada permanentemente, definiendo la información documentada que se debe mantener para evidenciar el cumplimiento de la legislación que aplica según el sistema de gestión. Esta manera de gestionar los requisitos legales, que según la estructura de nivel corresponde al capítulo 7 y 8, etapa “Hacer”, ayuda a evitar la duplicidad de información permitindo asegurar la identificación, descripción, formato apropiado de la información documentada y que la comunicación de la información, ya sea interna o externa, pertinente al/los sistemas de gestión esté alineada, manteniendo el sentido de la coherencia que propone esta estructura y que por lo demás permite a los trabajadores contribuir a la mejora continua, “actuar”. En la verificación se debe considerar la evaluación del desempeño, donde se realiza el seguimiento, medición análisis y evaluación del grado en que se cumplen las normativas y otras, evitando así incumplimientos. En caso de ser necesario tomar acciones, determinar el progreso en el logro de los objetivos planteados en el sistema de gestión y establecer la eficacia de los controles. Respecto a la mejora continua, el hecho que las organizaciones identifiquen, evalúen y realicen seguimiento a sus obligaciones legales y otras les permitirá efectuar acciones de mejora tomando como etapa inicial el cumplimiento de la normativa aplicable, a través del uso de las herramientas de identificación y evaluación de cumplimiento como así de los distintos reportes de medición de cumplimiento, los distintos equipos de las compañías podrán determinar oportunidades en las que podrán mejorar la gestión de sus procesos, siempre considerando como mayor premisa el cumplimiento normativo. Además asegura el cumplimiento de los puntos normativos de sus Sistemas de Gestión, el desarrollo de procesos de mejora continua, las organizaciones al haber determinado y asegurado el cumplimiento de las normativas aplicables y otras lograrán buenos resultados ante posibles evaluaciones de las autoridades. La mejora continua de los procesos de los Sistemas de Gestión supone una revisión constante de las normativas aplicables, así como estar al tanto de forma oportuna de las actualizaciones que surjan.